Algemene voorwaarden

Om de dienstverlening te optimaliseren en teneinde de volledige transparantie te verzekeren, past Praetica onderstaande regels toe bij de uitoefening van haar activiteiten.

1. Totstandkoming en uitvoering van het mandaat

Opdrachten – Praetica zal pas geacht worden een mandaat te vervullen indien de opdracht duidelijk en schriftelijk werd bevestigd, deze uitdrukkelijk werd aanvaard door Praetica en, in voorkomend geval, werd bekrachtigd door de cliënt zelf.
In elke hypothese, behoudens uitdrukkelijke andersluidende overeenkomst, zal geen enkel mandaat uitwerking krijgen zolang het voorschot op kosten en ereloon niet volledig werd betaald.

1.2. Antwoordtermijnen – Praetica leeft de verplichtingen na van zorgvuldigheid en communicatie eigen aan het beroep van advocaat. Praetica verbindt er zich toe de vragen van cliënten binnen een conform de aard van de zaak gepaste termijn te beantwoorden.

 2. Aansprakelijkheid en verzekering

Praetica is en zal gedekt blijven door een (of meerdere) verzekering(en) beroepsaansprakelijkheid, waarvan de voorwaarden worden medegedeeld aan de cliënten van Praetica op eenvoudig verzoek. De aansprakelijkheid van Praetica en haar advocaten is beperkt tot het bedrag gedekt door de verzekeraar beroepsaansprakelijkheid.
De kenmerken van de verzekeringspolissen die zijn aangegaan door elke entiteit van het Praetica netwerk zijn consulteerbaar op de website www.praetica.com.

3. Financiële voorwaarden

3.1. Voorschotten – Vanaf de opening geeft elk dossier aanleiding tot een voorschot bedoeld om ongeveer één maand kosten en ereloon te dekken. Het bedrag van dit voorschot dient betaald te worden bij de opening van het dossier en voorafgaandelijk aan iedere prestatie. Indien meerdere dossiers worden behandeld voor dezelfde cliënt, dan kan dit voorschot ofwel worden verbonden aan één of meerdere specifieke dossiers, ofwel globaal worden vastgelegd in verhouding tot de omvang van de dossiers. Het voorschot kan worden aangepast, zowel in meer als in min, naargelang het verloop van de toevertrouwde opdrachten.

3.2 Erelonen – Behoudens bijzonder akkoord worden de erelonen berekend op basis van de tijd besteed aan het dossier aan het tarief overeengekomen vóór de tussenkomst of vastgelegd bij de eerste facturatie. In principe wordt een tijdseenheid van 6 minuten gehanteerd waarbij elke aangevangen eenheid beschouwd wordt als effectief besteed. Dit tarief is van rechtswege onderworpen aan een jaarlijkse indexatie op 1 januari van elk jaar (vergelijking van de index van consumptieprijzen van de maand december die er onmiddellijk aan voorafgaat met de index van de maand december van het daaraan voorafgaande jaar) en kan worden herzien door Praetica na een opzegtermijn van 3 maanden. Bovendien worden de uurtarieven van de medewerkers elk jaar automatisch aangepast om rekening te houden met de evolutie van hun ervaring.
Daarnaast kan overeengekomen worden om de erelonen te vermeerderen met een success fee in dossiers betreffende een vordering, een procedure en / of een onderhandeling.

3.3 Kosten – Behoudens expliciete andersluidende overeenkomst uiterlijk op het tijdstip van de eerste facturatie worden de algemene interne kosten zoals telefoon, kopieën, dactylo en gewone post niet gefactureerd; de externe kosten (griffie, gerechtsdeskundige, vervangingsdienst van een lokale balie, verplaatsingen en verblijfskosten, koerierdiensten, technische raadsman,…) worden gefactureerd aan kostprijs.
De gerechtsdeurwaarderskosten worden in principe rechtstreeks door de gerechtsdeurwaarder aan de cliënt gefactureerd volgens diens eigen modaliteiten en algemene voorwaarden. De cliënt verplicht zich ertoe om de facturen van de gerechtsdeurwaarder te voldoen bij uitsluiting van Praetica. De cliënt is ingelicht dat de gerechtsdeurwaarder de mogelijkheid heeft om zijn tussenkomst afhankelijk te stellen van de voorafgaandelijke betaling van een voorschot.
De kosten van een gerechtsdeskundige en van een technisch raadsman zullen in principe rechtstreeks worden geregeld door de cliënt conform de modaliteiten eigen aan de procedure of de overeenkomst met deze technische raadsman.

3.4 Facturatie – De prestaties en externe kosten worden in principe maandelijks gefactureerd door de uitgifte van een factuur samen met een detail van de prestaties en de kosten zoals geregistreerd bij Praetica op de datum van de facturatie. De factuur, waarvan het bedrag verhoogd wordt met BTW volgens het geldend tarief op de datum van uitgifte van de factuur, is betaalbaar bij ontvangst.
Indien de cliënt een verzekeringspolis rechtsbijstand heeft onderschreven of kan genieten van de tussenkomst, volledig of gedeeltelijk, van een derde-betaler, zullen de facturen toch worden opgesteld op naam van de cliënt die vervolgens de mogelijkheid heeft om de tussenkomst van zijn verzekeraar of van de derde-betaler te vragen. In alle gevallen is en blijft de cliënt zelf de debiteur van Praetica. De cliënt blijft dus gehouden om de kosten en erelonen van Praetica te voldoen als deze niet integraal werden betaald op de vervaldatum door zijn verzekeraar of de derde-betaler.

3.5 Achterstallen – Elke vertraging in de betaling van de facturen geeft Praetica het recht om van rechtswege de uitvoering van haar opdracht op te schorten tot de situatie wordt geregulariseerd. Elke onbetaalde factuur brengt van rechtswege interesten op aan een intrestvoet van 12% per jaar vanaf diens uitgifte.
Op straffe van verval dient elke betwisting van facturen inzake erelonen of kosten te worden gericht aan Praetica binnen de vijftien dagen van de factuurdatum door middel van een schrijven die precies de reden van de betwisting dient aan te geven. Bij gebreke daarvan wordt de factuur geacht aanvaard te zijn door de cliënt.

3.6. Einde van de tussenkomst – Aan het einde van het dossier of het geheel van dossiers die aanleiding heeft of hebben gegeven tot de betaling van een voorschot, zal dit voorschot worden gebruikt voor de (gedeeltelijke) aanzuivering van de prestaties en de kosten van de laatste maand en in voorkomend geval van de nog niet betaalde facturen en de success fee. Het eventueel saldo van het voorschot zal worden terugbetaald aan de cliënt tenzij dit kan worden aangewend als waarborg voor een ander dossier of ter compensatie van sommen die verschuldigd zijn voor een of meerdere andere dossiers.

De cliënt geeft eveneens een mandaat aan Praetica om afhoudingen te verrichten op elke som die zij op zijn verzoek of voor zijn rekening bijhoudt op de derdenrekening en dit ten belope van het bedrag dat hij nog verschuldigd is aan Praetica, ook al betreft het een ander dossier. Praetica verbindt zich ertoe op deze inhoudingen op een transparante wijze te doen waarbij de cliënt onmiddellijk op de hoogte wordt gehouden en recht heeft op een duidelijke afrekening.

4. Beroepsgeheim – identificatieverplichting – voorkoming van witwassen

4.1. De wet van 18 september 2017 inzake de voorkoming van witwassen van kapitalen, de financiering van terrorisme en de beperking van het gebruik van geld in speciën legt Praetica op om haar cliënten te identificeren en deze identiteit te verifiëren, net zoals van hun eventuele mandatarissen en de effectieve economische begunstigden van cliënten-rechtspersonen. Daarom is Praetica verplicht om een kopie te bekomen en te bewaren van volgende documenten:
a) voor particulieren (naam, voornaam, plaats en datum van geboorte en adres):
* geldige identiteitskaart of paspoort, of geldig rijbewijs of geldige inschrijving in het vreemdelingenregister;
* en, indien het adres van de cliënt niet vermeld wordt op voornoemde documenten, dan eveneens een officieel document dat als bewijs kan dienen voor het huidige adres van de cliënt, zoals bijvoorbeeld een gas- , elektriciteits- of (vaste) telefoonfactuur, of nog een bankdocument.
b) voor rechtspersonen, trusts, fiducies en soortgelijke juridische entiteiten:
* KBO nummer van de vennootschap (of gelijkwaardig indien opgericht in het buitenland);
* de laatste gecoördoneerde statuten met inbegrip van de machten van de mandataris (zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad of afkomstig van een andere officiële bron);
* de lijst van bestuurders (gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, door de Nationale Bank van België of afkomstig van een andere officiële bron), evenals alle documenten die vereist zijn om de identiteit van particulieren te verifiëren;
* de verklaring betreffende de identiteit van de effectieve economische begunstigden. Deze zijn:
– de personen voor rekening van wie of ten gunste van wie een transactie wordt uitgevoerd of een zakenrelatie aangegaan;
– de particulieren die de vennootschap kan controleren door bijvoorbeeld een controleparticipatie aan te houden van minstens 25 % of te beschikken over 25 % van de stemrechten.
Voor alle andere gevallen verwijst Praetica naar de tabel opgenomen in bijlage van het reglement van de Orde van Franstalige en Duitstalige Balies (OBFG) van 19 mei 2008.

4.2. Praetica is eveneens onderworpen, voor de gehele duur van de relatie met haar cliënt, aan een waakzaamheidsplicht om zich goed te informeren over het voorwerp en de aard van de door de cliënt gewenste transactie, de oorsprong van de fondsen en de coherentie van deze elementen met de gewoonlijke activiteiten van de cliënt.

4.3. De cliënt aanvaardt om onverwijld te antwoorden op elke vraag van de advocaat zodat deze laatste zich in regel kan stellen met diens wettelijke verplichtingen op het vlak van de strijd tegen het witwassen van kapitalen en de financiering van het terrorisme. Dit is des te meer noodzakelijk indien de aard van het dossier (bijstand van cliënt in de voorbereiding of de realisatie van transacties zoals de koop-verkoop van onroerende goederen of ondernemingen, het beheer van portefeuilles of andere activa van de cliënt of zijn mandant, het openen of het beheer van bank- of spaarrekeningen en investeringen, de organisatie van de noodzakelijke inbrengen voor de oprichting, het bestuur of het management van vennootschappen, de oprichting of het beheer van fiducies, vennootschappen of gelijkaardige entiteiten, of interventies in naam en voor rekening van de cliënt in alle transacties van financiële aard of met betrekking tot immobiliën) of de bijzondere situatie zoals voorzien in de voornoemde wet van 18 september 2017 (land van oorsprong, identificatiemoeilijkheden, ongebruikelijke relatie tussen cliënt en advocaat, niet gewoonlijke aard van de transacties, enz) de advocaat een verstrengde waakzaamheidsplicht oplegt.

4.4. Indien de cliënt in gebreke blijft om binnen de vijftien dagen van het verzoek van Praetica de documenten of informatie die zij nodig heeft in het kader van haar waakzaamheidsplicht mede te delen, dan heeft Praetica het recht om de opdracht die haar door de cliënt werd toevertrouwd te weigeren of te beëindigen.

4.5. In geval van verdenking van witwassen van kapitalen of financiering van terrorisme is Praetica verplicht om daarvan aangifte te doen bij de stafhouder van de balie waarvan de advocaat die het dossier behandelt afhangt. Deze stafhouder, die toeziet op het naleven van het beroepsgeheim door alle leden van de balie, zal dan oordelen welke informatie moet overgemaakt worden aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking. Deze informatie moet echter niet worden verstrekt door de advocaat als zij werd verkregen in het kader van de verdediging van de cliënt in een gerechtelijke procedure of van een juridische consultatie. Het is dan van geen belang of deze informatie verkregen werd voor, tijdens of na deze procedure, tenzij de vrees bestaat dat de procedure slechts een kunstgreep is om een witwasoperatie te verdoezelen.

4.6. De gegevens die door de cliënt aan Praetica worden medegedeeld zijn gedekt door het beroepsgeheim, onder voorbehoud van de wettelijke meldingsverplichting die rust op advocaten in geval van vermoeden van witwassen van kapitalen en financiering van het terrorisme.

5. Verwerking van persoonsgegevens

5.1. De verwerking door Praetica van persoonsgegevens van haar cliënten gebeurt met naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

5.2. Praetica maakt gebruik van persoonsgegevens van haar cliënten
– teneinde haar wettelijke, contractuele en precontractuele verplichtingen na te komen, de dossiers en interventieverzoeken van haar cliënten te behandelen en voor wat haar opgelegd is in verband met de strijd tegen het witwassen van kapitalen en de financiering van het terrorisme;
– en teneinde haar wettige belangen na te streven, mits het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokken personen te respecteren, met name voor marketingdoeleinden, het beheer van haar cliëntenportefeuille en van het bestand van personen die geïnteresseerd zijn door haar diverse activiteiten (conferenties, newsletter, blogs, enz).

5.3. In overeenstemming met de AVG,
– is de verwerkingsverantwoordelijke de BVBA Praetica, vertegenwoordigd door een van haar zaakvoerders, de BVBA Serge Dufrene Avocat, met als vaste vertegenwoordiger Mr Serge Dufrene;
– zijn de bestemmelingen van de gegevens de interne medewerkers (advocaten, bedienden en zelfstandige medewerkers) en externe medewerkers (advocaten-externe medewerkers, gerechtsdeurwaarders, deskundigen, enz) van Praetica in de mate dat deze personen een opdracht hebben gekregen om tussen te komen in de dossiers of verzocht worden om tussen te komen;
– worden de persoonsgegevens bewaard:
a) in het geval voorzien in artikel 5.2, eerste streepje, tijdens de ganse duur van de precontractuele of contractuele relatie verhoogd met de tijd om de verjaring te bereiken van alle rechten, vorderingen en rechtszaken die uit deze relatie kunnen voortvloeien;
b) in het geval voorzien in artikel 5.2, tweede streepje, gedurende één jaar na hun laatste gebruik, onder voorbehoud van het recht van de betrokken personen om op eerste verzoek de wissing van hun persoonsgegevens te bekomen;
– kunnen leveranciers van Praetica die onderworpen zijn aan het recht van een derde land geen gegevens verwerken tenzij zij voorafgaandelijk de conformiteit met de AVG kunnen garanderen;
– kunnen de personen waarvan de persoonsgegevens werden verzameld of verwerkt door Praetica op eenvoudig verzoek te adresseren aan de verwerkingsverantwoordelijke
a) kennis nemen van hun persoonsgegevens die worden bewaard door Praetica;
b) deze persoonsgegevens laten wijzigen of wissen;
c) zich laten schrappen van de distributielijsten die worden gebracht om de voornoemde informatie te verzenden;
d) een klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteit.

6. Numerieke behandeling van dataverkeer

6.1. Praetica is een gedematerialiseerd kantoor dat houder is van het label “Ecodynamische Onderneming” afgeleverd door Leefmilieu Brussel. De cliënten die beroep doen op Praetica aanvaarden dat de communicatie tussen hen en Praetica evenals de bewaring van alle gegevens die betrekking hebben op hun dossier uitsluitend op digitale wijze en dus gedematerialiseerd gebeurd. Bijgevolg verzaken zij aan het recht om te eisen dat hun dossier zou worden bewaard in een papieren versie en dat correspondentie met de post zou worden gevoerd. Hetzelfde geldt voor de facturatie.
Zo zal de overhandiging of teruggave van een dossier slechts kunnen gebeuren door middel van een USB stick waarvan de kost zal gedragen worden door de cliënt.

6.2. Praetica neemt de nodige redelijke maatregelen om de veiligheid van de toegang tot haar elektronisch platform te waarborgen evenals wat betreft de bewaring van de gegevens die zich op dat platform bevinden. In het geval dat, ondanks de getroffen maatregelen, er zich problemen voordoen met betrekking tot de toegang en/of de bewaring van de gegevens, kan de aansprakelijkheid van Praetica slechts in het gedrang gebracht worden indien aangetoond wordt dat zij een fout begaan heeft die een redelijk voorzichtig en behoedzaam handelend persoon niet zou begaan hebben in dezelfde omstandigheden. Indien de aansprakelijkheid van Praetica aangetoond wordt, dan is deze in elk geval beperkt tot de sommen die zijn gedekt door haar verzekeraars en/of haar leveranciers belast met de bescherming van gegevens die zich op het elektonisch platform bevinden.

6.3. In het geval dat, mits geschreven uitdrukkelijk akkoord van Praetica, een behandeling van het dossier nodig is met gebruikmaking van een papieren drager, zullen de volgende prestaties worden gefactureerd aan de cliënt: de prestaties om de overzetting naar een papieren drager en/of naar een elektronische drager te bewerkstelligen, het uitprinten, het fysiek klasseren, het kaften, de behandeling, het transport enz. Dit gebeurt met toepassing van volgende criteria:
– overeengekomen uurtarief van de advocaat;
– uurtarief voor secretariaatswerk, forfaitair vastgesteld op 50 EUR per uur;
– overige kosten aan kostprijs.

6.4. Uitzonderlijk en in afwijking van het voorgaande kunnen de cliënt en Praetica overeenkomen dat, om uitzonderlijke redenen, het gehele dossier of onderdelen daarvan worden opgeslagen buiten het elektronisch platform van Praetica. In dat geval zullen zij een specifieke overeenkomst opmaken die de modaliteiten van communicatie tussen beide partijen vastlegt, alsook de wijze waarop de opslag van de data die het dossier uitmaken en het lot van deze data na afloop van het door de cliënt gegeven mandaat. Die overeenkomst zal bevestigen dat de bijkomende kosten die deze bijzondere modaliteiten teweegbrengen ten laste komen van de cliënt en in de mate van het mogelijke deze kosten nader bepalen.

7. Einde van de tussenkomst – verbreking

7.1. De cliënt en Praetica kunnen steeds een einde stellen aan het mandaat van Praetica en dit middels een elektronische communicatie die zeer duidelijk deze beslissing meedeelt met aanduiding van de dossiers waarop die betrekking heeft. In het geval deze mededeling uitgaat van de cliënt moet deze communicatie ook vermelden of de cliënt daarna zelf zijn belangen zal behartigen of Praetica het betreffende dossier moet overmaken aan een andere advocaat of tussenpersoon waarvan de identiteit en het juiste adres moet worden opgegeven.

7.2. Indien de opdracht van Praetica zich situeert in het kader van een abonnement, een openbare of privé aanbesteding of een regelmatige opvolging van dossiers, dan heeft Praetica recht op een opzegtermijn van 2 maanden of, bij gebreke daarvan, een overeenstemmende compenserende vergoeding.

7.3. Praetica geeft het dossier terug of draagt het over overeenkomstig de vraag van de cliënt conform de in artikel 6 van deze algemene voorwaarden voorgeschreven modaliteiten en conform de gebruiken van het beroep van advocaat.

8. Geschillen

8.1. De relaties tussen Praetica en haar cliënten worden uitsluitend beheerst door het Belgisch recht.

8.2. Elke betwisting in verband met erelonen, voor zover zij geldig wordt aangebracht door de cliënt zal kunnen aanleiding geven tot bemiddeling, voor zover de bemiddelingsovereenkomst die wordt voorgesteld door de balie waarvan de dominis litis (de titularis van het dossier) afhangt zonder voorbehoud wordt aanvaard door de cliënt. In alle andere gevallen zal het geschil exclusief worden beslecht door de rechtbanken naar keuze van Praetica ofwel van de plaats van het kantoor dat geconsulteerd werd door de cliënt, ofwel van de plaats van het kantoor dat de factuur heeft uitgevaardigd.

9. Bepalingen uitsluitend van toepassing op consumenten

9.1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op consumenten die beroep doen op de diensten van Praetica, onder voorbehoud van imperatieve bepalingen of bepalingen van openbare orde die deel uitmaken van wetteksten ter bescherming van de belangen van consumenten en onder voorbehoud van wat hierna volgt.

9.2. Indien de overeenkomst niet gesloten wordt in een kantoor van Praetica dat door de consument wordt geconsulteerd, beschikt deze laatste over een termijn van 14 dagen, te rekenen vanaf de sluiting van de overeenkomst, om zich te bedenken en af te zien van de diensten van Praetica. Hij dient van zijn beslissing kennis te geven aan de advocaat die belast is met het dossier overeenkomstig de modaliteiten van artikel 7 van deze algemene voorwaarden. De consument die echter uitdrukkelijk vraagt dat de advocaat zijn opdracht onmiddellijk aanvat, dus voor het verstrijken van de termijn van 14 dagen, erkent daarmee afstand te doen van zijn recht om zich te bedenken.
Ter beschikking stelling van informatie op de website
Deze algemene voorwaarden evenals de wettelijke informatie, eigen aan elke juridische entiteit die deel uitmaakt van het Praetica netwerk kunnen worden geconsulteerd op onze website www.praetica.com.
Praetica heeft aandacht voor duurzame ontwikkeling en wenst daaraan mee te werken. Dat doet zij door een MVO charter toe te passen die eveneens kan worden geconsulteerd op onze website.
De toepasselijke taal is deze die gebruikt wordt in de relatie tussen Praetica en de cliënt.